إعداد خطة عمل تنفيذية من الصفر وبالتفصيل
كيفية إعداد خطة عمل تنفيذية سهلة وفي أسرع وقت أصبحت من الأمور الممكنة في الوقت الحالي مع توفر عدد كبير من الخبراء في مجال عمل الخطط من المستثمرين ورجال الأعمال وخريجي كلية التجارة الحريصين على تقديم النصائح وخلاصة تجربتهم للمستثمرين الناشئين في بداية مشوارهم الاستثماري.
كيف يتم إعداد خطة عمل تنفيذية متقنة
هناك مجموعة من الخطوات التي يسير عليها غالبية رواد الأعمال والخبراء في المجال عند كتابة الخطة التنفيذية من الصفر وصولًا إلى نهايتها بشكل احترافي، ونشير إلى هذه الخطوات بالتفصيل فيما يلي:
تحديد هدف الخطة بذكاء
فعليك أن تسأل نفسك سؤال واضح ومحدد وهو “ما الهدف من مشروعي وخطتي؟ وأن تجاوب على هذا السؤال بتحديد إمكانياتك المتاحة، والحاجة الإدارية، وتحديد بيئة العمل وطبيعة الموظفين وحاجاتهم وما نحو ذلك.
تعتبر من أهم الخطوات عند إعداد الخطة التنفيذية، ويترتب عليها ما يليها من خطوات، لذلك لابد من الإجابة على السؤال المطروح بإجابة شاملة ووافية ومنطقية قدر الإمكان.
عليك أيضًا بتحديد إذا ما كانت الأهداف النهائية تستحق كتابة الخطة أم لا، وإذا كانت واقعية وقابلة للتنفيذ، حتى تتمكن من اختيار استراتيجية للتنفيذ سواء سيتم تنفيذها من قبل الإدارة الرئيسية أو الفرعية أو اللامركزية.
يمكن اختصار الهدف الذي يجب عليك تحديده في كلمة SMART الذي يشير إلى أن الهدف محدد وقابل للقياس والتحقيق وذو صلة باهتماماتك واحتياجاتك ومقيد بفترة زمنية محددة.
ننصحك بقراءة: دراسة جدوى مشروع صناعي.
تحديد أهم العقبات في إعداد خطة التنفيذية
بالتأكيد لن تخل كتابة الخطة التنفيذية من العقبات، حتى أكبر المستثمرين والخبراء في مجال كتابة الخطط تواجههم العقبات، لكن لابد من وضع مجموعة عقبات افتراضية قبل البدء في الكتابة.
ذلك لتتمكن من وضع لهم مجموعة من الحلول التي تساعدك إذا ما وقعت المشكلة بالفعل ولا تقوم بتعطيلك عن تكملة باقي الخطة إلى نهايتها.
تحديد العوامل المساعدة والمؤثرة في الخطة التنفيذية
عليك بالاهتمام بهذه الخطوة بقدر كبير وكتابة أهم العوامل التي ستساعدك طوال الطريق على إنجاح الخطة وإنجازها في أسرع وقت ممكن.
عليك أيضًا أن تضع في الحسبان آراء شركائك في الشركة وأن تترك لهم مساحة للتعبير عن أفكارهم لربما تفيدك بشكل أكبر مما تتخيله.
يمكنك الاطلاع على: دراسة جدوى مشروع تجاري، كيف ترقى بمشروعك من الصفر.
تحديد جدول زمني مناسب للخطط التنفيذية
في هذه الخطوة عليك أن تقوم بتحديد الوقت الذي من المفترض بك إنهاء وإنجاز الخطة به والبدء في جني ثمارها.
لابد أن يكون الجدول به شيء من التفصيل، وأن يتم تقسيمه إلى فترات تقوم بتحديد فيها ما قمت بإنجازه بالتفصيل، وما قمت بفقده وستحتاج إلى التركيز عليه فيما بعد، ذلك لتدرك أخطائك سريعًا ولا تتمادى بها فتفشل.
تحديد الفريق وتعيين المهام
إذا كان المشروع كبير فلابد لك من الاستعانة بأكثر من فرد لأداء المهام باحترافية وفي أسرع وقت ممكن، لذلك عليك باختيار كل فرد للعمل معك بعناية بعد تحديد لهم مقابلات عمل مهنية معتمدة على أساليب وتقنيات التعيين المعترف بها.
عناصر الخطة التنفيذية
يوجد لأي خطة تنفيذية في العالم مجموعة من العناصر التي لا يمكن الاستغناء عنها بأي شكل من الأشكال، ونشير إلى هذه العناصر بالتفصيل لتكون الخطة واضحة دون أي تعقيدات أو غموض عند كتابتها، وإليك عناصر الخطة التنفيذية فيما يلي:
- الملخص: لابد أن يكون مفهومًا للجميع دون إحداث أي لبس لهم، ولابد ألا يحتاجوا إلى أحد ليقوم بشرحه لهم بالتفصيل.
- التسويق: يجب أن تقوم بالإعداد المسبق بما يتناسب مع المنافسين في السوق ويمكنه أن يدخل معهم المنافسة الشرسة واكتساب مكانة عالية.
- تحديد الميزانية: يتم ذلك بناء على نوع الخدمة التي تقوم بكتابتها في الخطة، وعليك أن تقوم بعمل موازنة بين الجودة والسعر.
- الفترة الزمنية: من أهم العناصر في أي خطة، لأنه ما يضمن لك الإنجاز في الوقت المحدد وعدم التكاسل في أداء المطلوب للإعداد.
إليك أيضًا: مشاريع بدون رأس مال للنساء: 11 مشروع يحقق عائد مرتفع.
أهم شروط إعداد خطة تنفيذية ناجحة
إذا كنت مبتدئ في كتابة وإعداد الخطط التنفيذية؛ فإنك بحاجة ماسة إلى معرفة أهم الشروط الواجب توفرها في خطتك لتضمن نجاحها، وإذا لم يتوفر شرط واحد فقط؛ فعليك بتعديل الخطة لإضافته مرة أخرى، وأبرز هذه الشروط:
- لابد أن تكون خطتك قابلة للتنفيذ، أي أنها تخضع إلى الواقع ولا تقوم على الخيال فقط.
- أن تكون الخطة مرهونة بزمن محدد.
- يجب أن تكون قياسية ويمكن تحديد إذا ما كانت ناجحة ولا تحتاج التعديل أم العكس.
- أن تقوم بتنسيق الخطة بما يوجد لديك من إمكانيات.
- التحقق من الخطوات جميعًا دون الإغفال عن خطوة واحدة، وذلك لتجنب العشوائية في الإعداد.
يمكنك قراءة أيضًا: نموذج مقابلة عمل بالعربية – محتويات النموذج ونصائح هامة.
فوائد خطط العمل التنفيذية
يجب عليك قبل البدء في إعداد الخطة التنفيذية أن تنظر إلى فوائدها التي تساعدك على الإلمام بالمجالات التي يمكنك توظيفها داخل الخطة، ونشير إلى أبرز هذه الفوائد في النقاط الآتية:
- توفر تعاون على تخصيص الموارد إذا كانت مادية أو بشرية، كما أنها توفر الوقت وتساعد المنظمات على اكتشاف التقنيات المساندة لهم.
- ترسم الخطة العامة لتنفيذ الأنشطة للمنظمات على اختلاف نشاطاتهم، وذلك من خلال تحديد القضايا الرئيسية للمنظمة والتحديد وفقًا لها.
- تساعدك على معرفة الأهداف الفرعية والأنشطة الواجب الاعتماد عليها في سبيل تخقيق الرؤى الموضوعية.
- لها دور كبير في تحديد مسؤوليات التنفيذ، لذلك لابد لها وأن تشمل خطة لكل هدف ونشاط تقوم به المنظمة، مما يجعل كل المدراء والموظفين على على بدورهم المحدد والواضح عند تنفيذ الخطط.
- تعتمد على معرفة احتياجات المنظمات، مما يساهم في لعبها دور هام عند تحديد كافة الأهداف الواجب إنجازها وعلاقة كل هدف بالآخر.
- كما أن لها دور فعال في تحديد كيفية الوصول إلى النتائج والأهداف النهائية والموعد المحدد للإنجاز.
- تحفزك على العمل المستمر حتى وإن شعرت بخيبة الأمل والإحباط، وذلك لأنها تعطيك إحساس واضح بالاتجاه الذي عليك السير به.
- ترتب لك أولوياتك من المهام الأكثر أهمية إلى الأقل، وتجعل إدارة الفريق أسهل.
قم بقراءة: أسئلة المقابلة الشخصية مع الإجابات: 25 سؤال لا تخلُ منهم المقابالات الشخصية.
أهم متطلبات إعداد خطة عمل تنفيذية
لابد من توفير مجموعة من المتطلبات قبل البدء في إعداد الخطة التنفيذية على اختلاف الهدف من ورائها، ومن أهم هذه المتطلبات ما يلي:
- لابد من توفير رؤية واضحة للتعبير عن النظرة المستقبلية للخطة لتنفيذ أهدافها الاستراتيجية.
- يجب صياغة القيم التي تؤمن بها المنظمة لأنها الأساس الذي تبنى عليه الخطة بأكملها، وتعتبر بمثابة نموذج استرشادي لك عند إعداد خطتك.
- من الضروري وضع رسالة واضحة تظهر الأنشطة والبرامج التي يجب إنجازها وكيفية إنجازها على أكمل وجه بالخطوات، مع توضيح المشاركين في التنظيم.
طريقة إعداد خطة عمل تنفيذية pdf
إذا كنت تبحث عن نموذج سهل وواضح للخطة التنفيذية يمكنك استخدامه لإعداد خطتك باحترافية؛ فنقدم إليك نموذج PDF يضم كل ما تحتاجه عند الإعداد، ويمكنك تحميله بسهولة من هنا.
الجدير بالذكر أنك لملئ الخانات الفارغة في هذا النموذج عليك بكتابة وصف للهدف، مع وصف الإجراء المطلوب تنفيذه، والمسؤولية الواقعة على كل موظف.
بالإضافة لكتابة تاريخ البدء والموعد النهائي للانتهاء من الخطة والموارد المطلوبة بالتفصيل والموانع والعوائق التي قد تواجهها، وفي النهاية عليك بكتابة المحصلة النهائية من وراء الخطة.
تعد الخطط التنفيذية من أهم الخطط المستخدمة في العالم، وذلك لرسمها للطريق الواضح لكل مستمثر بما يساعده على الارتقاء بمنظومته أو مؤسسته إلى الأفضل، لذلك يجب على المستمثرين سواء كانوا مبتدئين أو لديهم خبرة مسبقة في المجال البحث عن كيفية إعداد خطة عمل تنفيذية واتباع الخطوات المذكورة كاملة للوصول إلى نتيجة نهائية مرضية ومفيدة على المدى البعيد.
إليك ما يلي: العمل ككاتب عبر الإنترنت.
الأسئلة الشائعة
كيف يمكن للشركة تنفيذ الخطة وتقييم النتائج؟
يتم ذلك بتحديد الأولويات طويلة وقصيرة المدى، مع مراعاة وجود تناغم بين البيئة الداخلية والخارجية ووجود التوافق بين كل العاملين في المنظمة أو المؤسسة.
ما هو الفرق بين خطة العمل والخطة التنفيذية؟
الأولى تصف النشاط التجاري والخدمات التي تقدمها وكيفية تطويرها والاستراتيجية التي تتبعها شركتك، أما الثانية توضح الخطوات العملية القابلة للتنفيذ التي يجب عليك اتباعها.